Trucs et Astuces : Gérer les portefeuilles électroniques (e-wallet) dans Odoo
Vous avez créé un portefeuille électronique pour le mauvais client ? Vous avez tenté de régler une facture existante en créant un nouveau portefeuille ? Cet article vous guide pour corriger ces erreurs et maîtriser les bonnes pratiques comptables liées aux e-wallets.
Le problème : une erreur d'attribution et une facture à régler
En résumé, la situation est la suivante :
- Un portefeuille électronique a été créé par erreur au nom de la mauvaise personne.
- Un nouveau portefeuille a été créé pour la bonne personne afin d'y enregistrer une somme destinée à payer le solde d'une facture déjà émise.
Voyons comment corriger cela et quelle est la bonne méthode.
1. Comment corriger l'attribution d'un portefeuille électronique ?
Bonne nouvelle, c'est possible ! Il suffit de modifier le client directement sur le ticket de caisse d'origine.
Marche à suivre :
- Rendez-vous dans le module Point de Vente.
- Retrouvez le portefeuille électronique (e-wallet) concerné.
- Changez le nom du propriétaire du wallet.
- Cliquez sur la référence de la commande (par exemple, Boutique - xxxxxx) pour ouvrir le ticket de caisse associé.
- Sur le ticket, modifiez le client pour sélectionner la bonne personne.
Et voilà ! Le portefeuille est maintenant attribué au bon client.
Attention : Ce portefeuille électronique ne pourra être utilisé que pour payer une nouvelle commande, pas une facture déjà existante.
2. La règle d'or : utiliser le portefeuille sur une commande, pas sur une facture !
Le principe clé à retenir est que les récompenses (portefeuille électronique, points de fidélité, etc.) s'appliquent toujours AVANT la facturation, au moment de la commande.
Voici comment cela fonctionne dans les différentes applications Odoo :
Point de Vente : Le portefeuille est appliqué sur le ticket avant le paiement. Le client règle ensuite le solde restant par le moyen de paiement de son choix (CB, espèces, etc.). Le ticket de caisse final montrera bien l'utilisation du portefeuille.
Ventes (Commandes / Contrats) : Les récompenses sont appliquées sur le bon de commande ou le contrat avant de générer la facture.
E-commerce : Le client utilise son portefeuille directement dans son panier pour payer tout ou partie de sa commande. La facture qui en résulte est déjà (pré)payée.
3. Comment gérer le paiement d'une facture déjà émise ?
Vous avez une facture en attente de paiement et le client souhaite utiliser une somme d'argent qu'il vous a versée ? L'utilisation d'un nouveau portefeuille électronique n'est pas la bonne solution.
L'erreur à éviter : Créer un nouveau portefeuille pour y enregistrer le montant du paiement. En ne choisissant pas la facture à régler, vous créez plusieurs problèmes comptables.
Pourquoi est-ce une erreur ?
- Problème de lettrage : Vous enregistrez une somme dans la comptabilité de manière indifférenciée. Le suivi du portefeuille se faisant en dehors de la comptabilité principale, vous ne créez aucun enregistrement qui permette de lettrer (rapprocher) facilement ce paiement avec la facture concernée.
- Erreur comptable : Au lieu de solder une prestation (le client vous paie), vous enregistrez une somme que vous devez au client (sous la forme d'une prestation future). Vous créez une dette au lieu de régler une créance.
La bonne solution : Pour une facture déjà émise, la meilleure approche est d'enregistrer un paiement partiel directement sur la facture et de laisser le solde sur le compte client. Cela garantit que votre comptabilité est juste et que le paiement est correctement lettré avec la bonne facture.